¿Cuánto valen sus proveedores?
Por Richard Widman

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En esta época de globalización, compras por internet, couriers para el transporte rápido, tarjetas de crédito, y otras herramientas de compras fáciles, es hora de evaluar su sistema de compras. ¿Será que están aprovechando los recursos para mejorar su productividad?

Este es el Boletín #125 de nuestro programa de Boletines Informativos mensuales. Todos los boletines están disponibles en formato Acrobat pdf en
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Las necesidades
Cada empresa o persona tiene sus necesidades de productos y servicios. Estos varían de acuerdo a su organización, eficiencia, capacidad económica, o deseos. Como ejemplo, cuando miramos a nivel personal, tal vez se da cuenta que le toca el cambio de aceite a nuestro auto, para lo cual tenemos por lo menos 5 opciones:

  • Podemos salir al instante, buscando un lubricentro que esté abierto y sin fila, o con una fila que podemos aguantar.
  • Podemos salir en ese momento al lubricentro de nuestra confianza y esperar en la cola.
  • Podemos planificarlo y hacer cita en el concesionario o un lubricentro de nuestra confianza.
  • Podemos ir a una tienda y comprar el aceite y el filtro para hacer el cambio en casa.
  • O podemos comprar localmente o pedir por internet anticipadamente los insumos que necesitamos para tenerlos a mano y hacer el cambio cuando queremos.
Cada una de esas opciones requiere un nivel de planificación diferente, con diferentes riesgos y con diferentes precios. En el primer caso, no tenemos conocimiento de la calidad ni autenticidad de sus productos y servicio. Para la segunda opción, tenemos este conocimiento y confianza, pero tal vez invertimos un poco de tiempo en la espera. La tercera opción tiene los beneficios del segundo, pero requiere planificación. La cuarta opción posiblemente nos deja abierta la posibilidad de ser engañados por vendedores no calificados. La última opción, aun no muy común en algunos de nuestros países, nos deja la oportunidad de estudiar fichas técnicas antes de pedir, seleccionando lo que queremos basado en información impresa. Claro que tenemos que filtrar los mensajes de marketing de los mensajes técnicos, pero tenemos tiempo para concentrarnos en ello.

El Internet
Hoy en día el Internet nos puede ayudar mucho en la selección del producto que cumple con nuestras necesidades y presupuestos mientras tenemos tiempo y entendemos lo que leemos. En muchos países tenemos la opción de ver reportajes objetivos en revistas y blogs del internet, además de comentarios de compradores anteriores para saber sus opiniones sobre los productos, marca por marca, producto por producto. En casos como lubricantes, podemos verificar su registro en el API. Una vez seleccionado el producto que nos satisface, podemos ver quien lo vende a mejor precio, garantía, envío, etc. Solo tenemos que tener cuidado en especificar el producto exacto en el buscador, no solamente la marca.

Entre otros, amazon.com se hizo grande por desarrollar un buen portal, buen servicio, uso fácil del sistema de pedidos, una buena selección de productos, y evaluaciones de los productos de parte de todos los compradores. Inviertes un poco de tiempo, pero terminas comprando algo después de ver las opiniones de otra gente. Pero no existen empresas así en muchos países. Y hay productos como aceites donde la opinión no tiene valor.

Las tiendas del internet tienen ventajas en alto volumen sin personal de venta. Están desarrolladas para venderte lo que buscas, no lo que necesitas. No tiene gente para hacer seguimiento a los clientes, evaluar sus necesidades y recomendar productos que aun no saben que necesitan. Cuando te das cuenta que te falta algo, o un amigo te dice que te gustaría alguna cosa, es un buen lugar para comprarlo. Así que cuando un amigo me recomendó parlantes Bluetooth para mi churrasquera, leí todas las recomendaciones en el internet, entre a amazon.com, leí los comentarios de los compradores del modelo que había escogido, pedí uno, y a los 3 días llegó. Muy fácil, pero todo dependía de mi evaluación de todas las ofertas y comentarios. Si me equivoco, no arruino nada.

También hay sitios para repuestos, algunos de los cuales dan cuatro o más marcas para escoger. Allí es más difícil porque pocos conocemos todas las marcas, sus países de fabricación, o sus normas. Si encuentras “Motocraft” para Ford, “Mopar” para Chrysler/Jeep/Dodge, o “Denso” para Toyota puedes asumir que son originales, pero aun así, tienes que saber mucho sobre lo que compras y las variaciones que puede haber en el año, modelo, y país de fabricación del auto.

Los problemas de compras por internet
El problema para el departamento de compras es que tienes que saber lo que necesitas. Para un individual, con pocas necesidades, y amigos que le recomiendan, o que lea sobre los avances del mundo y sabe aprovecharlos, puede funcionar. El amigo, una noticia, o una propaganda te muestra los beneficios de un nuevo iPhone, te enamoras, y lo buscas.

Pero para una empresa, donde el funcionamiento y la utilidad depende del personal de producción y mantenimiento, los jefes de ambos departamentos tendrían que mantenerse al día de todos los avances, las opciones, las aplicaciones de diferentes tecnologías, y las ventajas que tendrían en los objetivos globales de su empresa. Tendrían que tener una visión bien amplia de su profesión y la empresa donde trabajan.

Pero es más. Estas personas tendrían que tener el poder de compras, y pocas empresas son organizadas de la forma donde los técnicos pueden dictar compras. Si no tienen el poder directo, tendrían que tener bastante influencia, sea oficial o personal. En el boletín 51 explicamos la diferencia entre estas dos formas de autoridad. El personal de compras nunca tendrá el conocimiento de todos los desarrollos técnicos de todos los aspectos de la planta.
Las oportunidades técnicas

Aun para los técnicos, es difícil mantenerse al día con los desarrollos de productos como lubricantes. Pueden quedar con lo tradicional y dejar que sus competidores sean más eficientes cuando implementan productos de mayor cuidado, mayor vida útil y menor consumo de energía. Su empresa sale perdiendo ventaja y dinero en relación a la competencia. Como ejemplo, lo típico en las empresas es reemplazar filtros que estaban en la máquina con equivalentes del mismo, sin investigar la eficiencia de ellos ni buscar información sobre los últimos desarrollos en filtración que les puede ahorrar miles de dólares en mantenimiento e insumos. Puede ser que el filtro actual es eficiente, o puede ser que bajaron de eficiencia por costo o desconocimiento, y continúan reemplazando por “equivalente”. También puede ser que el filtro original es un filtro “normal” y que una empresa responsable tiene los reemplazos de mejor eficiencia. Tenemos esto para muchas aplicaciones en la marca Donaldson®, donde hay una calidad “original” (equivalente o en muchos casos el mismo filtro que llegó con la máquina de fábrica), “larga vida” que dará más tiempo entre cambios, y “Ultra Web®”(marca registrada de Donaldson®) que dará el doble de vida útil y retiene partículas mucho más finas. El gerente de compras nunca descubrirá estos filtros sin ayuda, y normalmente no entenderá los beneficios si descubre las opciones. El técnico debería entender los beneficios, pero tampoco sabrá de su existencia si nadie viene a recomendarlos. Tenemos ejemplos similares en filtros para motores y filtros hidráulicos.

Algunos de los gerentes de compras piden los catálogos pensando mejorar sus compras, pero los catálogos son tan gruesos que no logran entender o mejorar nada.

Es así que continuamos encontrando empresas que utilizan aceites GL-5 con aditivos azufre/fósforo en mandos finales de equipo pesado con frenos húmedos y transmisiones Fuller aunque la fábrica de Fuller denuncia esa práctica. Sus sistemas de compras son basados en licitaciones de productos sin especificaciones puntuales.
  • Si publican una licitación para aceite de transmisiones, sin especificar la marca y tipo de la transmisión, tienen poca posibilidad de comprar el producto correcto.
  • Si piden cotizaciones de aceite para mandos finales de equipo pesado, pueden terminar con el problema que identificamos en el boletín 124, o peor; ya que hay 4 o 5 productos para mandos finales. Depende de los componentes, carga, marca, etc.
  • Cuando piden aceite para motor diesel, pueden terminar con CF-4, CG-4 (ambos obsoletos) CH-4, CI-4, o CJ-4. Aunque llegan a pedir CI-4 o CJ-4 (de acuerdo a las necesidades de las máquinas), pueden terminar con productos que no son certificados o de aceite básico API grupo I, que acortará el periodo de cambio y todo el programa de mantenimiento.

Las demandas diarias
Los técnicos en cada departamento están bastante preocupados con el día a día para notar muchas cosas. Cuando trabajaba en la Florida (EEUU), cerca de los famosos pantanos “Everglades” teníamos un dicho muy relevante: “Es muy difícil acordarse de que su tarea es drenar el pantano cuando estas hasta la cintura con caimanes.” Las auditorias de planta que hacemos descubren cosas simples que pasaron desapercibidas por el personal: (falta de filtros efectivos en los respiraderos, tapas de inspección fuera de lugar, aceites incorrectos o mezclados, cuartos de lubricación sucios y desorganizados, etc.), usos de productos obsoletos o incorrectos, o planes incumplidos de mantenimiento. Normalmente no son por trabajadores incapaces, ni falta de tiempo. Cada día aparecen prioridades que desplazan tareas de mantenimiento hasta que uno se olvida de ellas. Hay casos donde un empleado es tan eficiente en alguna tarea que el jefe se olvide de su necesidad. Se reemplaza o traslada ese empleado y el jefe no se acuerda que tiene que volver a instruir como hacerlo.

Una empresa constructora tiene una lista de miles de piezas que necesita para el mantenimiento. Al jefe de compras le pueden pedir un perno y tiene que saber si es métrico (ISO 898) o pulgadas (SAE J1199). Necesita saber el diámetro, paso de hilos, largo, y grado. Si compra pernos sin considerar el grado, puede romperse y lastimar alguien o dañar la máquina. Un proveedor que conoce su operación nunca le venderá un perno que no cumple con el grado de dureza mínimo para ese trabajo. Y si realmente está involucrado bastante en la operación de la empresa, buscará la causa de rotura si el perno correcto se rompe con frecuencia.

Los proveedores en la cadena de Valor

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Cadena de Valor de una empresa: Michael Porter

Es importante resaltar el peso específico de la operación con proveedores y su ingreso a la cadena de valor de la empresa. Si la empresa desea presentar un producto de calidad al mercado, la racionalidad del empresario estará siempre en maximizar sus ingresos y racionalizar sus gastos y costos (calidad, precio, variedad, volumen de venta, etc.). En ese sentido los primeros eslabones de esa cadena estará compuesto por el proveedor de diferentes insumos, materia prima, etc. Si la operación de la empresa es deficiente desde el principio, el resultado no será el óptimo por más esfuerzo que hagamos a la hora de comercializarlo. Además si los errores van desde el inicio entonces cada paso que se dé en la cadena tendrá un efecto multiplicador de errores y enmiendas y “arreglos” en el camino haciendo más ineficiente la gestión.

En este sentido, si para una empresa productiva es importante el producto que sale, entonces un punto crítico seguramente será la producción del mismo, y eso lleva al uso de maquinaria, y que ésta no pare, no contamine, tenga el menor desgaste, consuma menos repuestos, los períodos de mantenimiento sean más alargados, etc. Entonces ya serán otras variables las que hay que controlar para el éxito completo de la empresa, pero si no controlamos los primeros difícilmente podemos controlar las siguientes variables.

El éxito
Las empresas que creen que saben lo que necesitan, terminan perdiendo dinero y contratos de venta por fallas en producción. Las empresas exitosas dependen de sus proveedores para mantenerles al día. Es un valor agregado que en muchos casos vale mucho más que el producto comprado. Son consultores externos que no cobran por sus servicios porque reciban dinero de los productos comprados.

Pero también hay que tener cuidado. Hay gente que solo piensa en sus intereses personales. Conocemos gente que recomienda productos obsoletos con diferentes excusas (“el equipo es viejo”, “lo estarán reemplazando antes de que se rompa”, “esos productos no son para nuestro país”, etc.) solo porque tienen mayor margen en esos productos, o porque no tienen o desconocen los productos de última tecnología.

El proveedor/consultor debería poder leer las fichas de productos y ser honesto con las respuestas a las consultas. Hoy me consultaron si un SAE 15W-40 de un país vecino era igual que el American Petroleum SAE 15W-40. Ambos tienen CI-4 en la etiqueta, pero el aceite del país vecino no es certificado, tiene una formulación agresiva de detergentes abandonada hace tiempo por la mayoría de los fabricantes por su reacción con los metales y retenes, y 25% menos aditivos anti-desgastes que el producto norteamericano que cuenta con la certificación API. Estos son detalles actuales, no opiniones. Por tanto la respuesta en este caso es obvia desde todo punto de vista.

El auditor/consultor también debería meterse donde sea, y la empresa debería aprovechar todo lo que él conoce. En estos días visitamos una empresa grande asesorada por la agencia de una marca mundial de equipo pesado. Por lo increíble que parezca, nunca les interesó saber donde aplican los productos que compran, y la empresa usaba el GL-5, SAE 85W-140 en mandos finales con frenos húmedos. Esto evita el frenado efectivo (con el peligro de matar a alguien o dañar el equipo), quemar el aceite, y acabar rápidamente con los discos mientras exija mayor fuerza del sistema hidráulico. Eso va en contra de todas las recomendaciones de la marca que esa empresa representa. La misma empresa tenía calcomanías en los equipos haciendo recuerdo a los operarios el soplado del filtro de aire. Cualquier experto en maquinaria, filtración o análisis de causa raíz de motores de combustión interna debería identificar ese problema. El consultor que no lo identifica no está ayudando a la empresa. Está pensando en otra cosa o en lo que ganará con las reparaciones. ¿Qué podemos esperar de un producto (cualquiera que fuera) si el nivel de asesoría del que lo vende es pobre en conocimiento?

El conflicto
Por lo increíble que puede parecer, hay vendedores visitando empresas explicando que con su aceite barato ahorrará bastante para reparar el equipo o reemplazarlo. Al administrador o gerente de compras, esto puede parecer bueno. Pero para los ingenieros, no tiene nada de lógica ni ciencia. Tal vez compran su aceite de motor en 60 a 70% del precio de los mejores, pero lo tienes que cambiarlo en la mitad de los kilómetros o las horas trabajadas, y los análisis de laboratorio muestran el doble de desgaste, acabando con el motor en la mitad del tiempo. ¿Dónde está ese ahorro? El vendedor no te muestra las hojas del laboratorio con el desgaste. No te explica el cizallamiento de su aceite y el desgaste que tendrá. El consumidor tiene que decidir a quien creer.

El “Ahorro”
Si nos sobra tiempo y empleados, podemos buscar productos por todos lados, pedir cotizaciones, comprar lo barato de alguna tienda que solo trae lo que más se mueve, comprando los otros in diferentes lugares para “ahorrar” unos cuantos pesos. Es más trabajo para compras y contabilidad, pero siempre habrán tiendas que venden las sobras o los veinte ítems que más salen. El ahorro total en una empresa se hace encontrando el proveedor que ofrece los mejores consejos, servicios, y la mayor cantidad de los productos que necesitamos. Entre menos proveedores, más fácil será la operación, mejor será su servicio, atención, y precio.

Resumen
Ahora que estamos entrando a un nuevo año, vale la pena parar y pensar en nuestros objetivos para el próximo año. ¿Cuáles son las metas? ¿Las podemos alcanzar mientras seguimos con los mismos procedimientos y problemas? ¿Qué acciones debemos tomar para lograrlas? ¿Debemos creer al vendedor de milagros a precio bajo, o investigar sus argumentos antes de aceptarlos? ¿Será que llegó la hora de buscar proveedores que nos ayudan a alcanzarlas?

Debemos pensar en nuestro sistema de compras: ¿Cómo nos atienden nuestros proveedores? ¿Nos traen nuevas tecnologías? ¿Nuestro proveedor de aceite manda nuestro aceite usado a un laboratorio tercerizado y certificado cuando necesitamos y nos recomienda mejores productos, procedimientos, o extensiones de uso basado en los resultados? ¿Busca maneras de minimizar nuestro consumo de aceite? ¿Queremos progresar o quedarnos estáticos?

¿Los proveedores actuales están disponibles y calificados para ayudarnos en el análisis de causa raíz si algo va mal? Obviamente esto no aplica si compramos por internet o por simple precio. ¿Cuántas veces se repetirá la falla si no se identifica y corrija la causa real? Un tiempo atrás nos buscaron para ver la causa de una reparación del motor de una máquina con solo 2500 horas después de una reparación. La causa raíz era la adaptación de un filtro de aire hecho en el país, supuestamente para ayudar con el polvo. Pero era muy restrictivo. El taller que había reparado el motor no identificó el problema y se repitió.

Unos días atrás solicité cotizaciones de montacargas de 5 empresas. Dos no respondieron. Dos mandaron cotizaciones. Una llamó para más detalles de la operación, y vino el día siguiente con la cotización, además de cotizaciones y catálogos de otras cosas que podríamos usar en esa industria, explicando todo su servicio, productos, etc. Creo que el señor que vino personalmente a analizar las necesidades y hablar de detalles responderá mucho mejor cuando necesitemos servicio.

Cada uno de nosotros tenemos nuestra especialidad, actividad, o negocio. No podemos ser expertos en todo. El secreto de éxito es buscar y asociarse con los que realmente nos quieren y pueden ayudar.

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